A CM de Armamar decidiu dar um novo impulso ao seu sistema de melhoria de contínua.

Após as últimas eleições autárquicas, verificou-se uma mudança no executivo, embora se mantivessem alguns elementos do executivo anterior. Após um período de rearranjo da equipa de dirigentes e respondidas às principais questões colocadas pela administração central, foi a vez da organização interna merecer a prioridade.

Procedeu-se a uma clarificação da estratégia da câmara em termos de objetivos e indicadores estruturantes (médio prazo) e em objetivos e indicadores operacionais (anuais) em função de cada stakeholder estratégico. A modelação estratégica da organização da autarquia, em termos de competências organizacionais (macroprocessos de natureza sistémica) foi a tarefa seguinte. Finalmente um conjunto de matrizes permitiu definir as prioridades de melhoria ou de investimento para os anos do mandato.

Todo o exercício foi realizado em sessões de trabalho que envolveram o executivo e os dirigentes, dando origem ao QUAR.

O exercício seguinte prendeu-se com a elaboração do plano de atividades e respetivo orçamento.

Cada competência organizacional deu origem a um centro de custo, na ótica do custeio por atividades, e foi determinante na definição dos projetos e ações de melhoria a realizar nos anos seguintes, em particular em 2015.

Assim, por competência organizacional, os dirigentes e sua equipa definiram os projetos e ações de melhoria a realizar, considerando a prioridade definida anteriormente, tendo em conta o impacto nos objetivos operacionais e estruturantes estabelecidos. Como ações/projetos foram considerados investimentos na organização, na formação e na atividade própria da CM no concelho.

Os dois exercícios foram realizados sem apoio no organigrama, contribuindo-se assim para a minimização do efeito “quintas”. Procedeu-se então ao cruzamento do organigrama com as competências organizacionais e definiu-se quais os dirigentes responsáveis por cada competência organizacional.

Cada dirigente nomeou então os responsáveis pelos projetos e ações de melhoria que incidiam nas competências organizacionais pelas quais eram responsáveis.

O terceiro exercício, ainda em curso, prende-se com o desenvolvimento da arquitetura organizacional de cada competência organizacional/macroprocesso em vários níveis até às atividades e tarefas. Os objetivos e indicadores associados darão origem ao sistema de avaliação de desempenho, nomeadamente siadap 2 e 3.

O sistema de gestão em desenvolvimento dará resposta a todos os referenciais que a autarquia venha a aderir, nomeadamente os diferentes referenciais ISO e outros como o relativo à transparência e prevenção de fraude. Elimina-se assim a redundância com as abordagens tradicionais de integração de sistemas.

Esta apresentação procura transmitir esta experiência, as dificuldades e as reações das pessoas que trabalham na autarquia.